우리는 전과 다른 유례없는 비대면 시대를 겪었습니다. 현재 일상을 많이 되찾았지만 이런 비대면화는 세계 여러 곳에서 보편적으로 점점 그 범위가 넓어질 것이라 생각됩니다. 그것이 바로 추세일 것입니다. 직장생활에서도 직접 만나서 업무를 처리하는 경우보다 전화나 사내 메신저를 통해 서로 이야기를 나누고 업무를 진행하는 일이 많아졌습니다. 문제는 직접 만나는 것이 아니기 때문에 전화나 메신저를 통해 협업할 때 서로 오해가 없게끔 더욱 신경을 써서 예의를 갖추어야 나쁜 인상을 남기지 않을 수 있다는 것입니다. 특히 회사에 어떤 문의를 처음으로 할 때 전화를 거는 경우가 많습니다. 그 회사 전체의 이미지를 그 첫 번째 전화에서 느끼는 경우가 많기 때문에 최대한 예의 바르고 친절하게 전화를 받아야 합니다. 그럼 직장, 회사에서의 전화 예절과 사내 메신저 사용 방법을 차례로 정리해 보도록 하겠습니다.
목차
1. 직장 회사 전화 예절
친절한 목소리로 전화를 받습니다.
내가 가진 고유의 목소리가 있습니다. 하지만 직장에서 공적인 전화를 받을 때는 최대한 목소리를 가다듬어서 적당한 크기의 밝은 목소리로 전화를 받는 것이 좋습니다. 밝은 목소리는 기분을 좋게 만들어주고 긍정적인 이미지를 심어줄 수 있습니다. 이는 조직에 대한 신뢰와 호감을 주는 것입니다.
전화벨이 2~3번 울리고 받는 것이 좋습니다.
전화를 너무 빨리 받아서 통화 연결음이 울리기도 전에 목소리가 들리면 상대방이 당황할 수 있습니다. 너무 늦게 받아도 좋은 인상을 심어줄 수 없으므로 전화벨이 두세 번 정도 울렸을 때 친절한 목소리로 전화를 받는 것이 가장 적당합니다.
인사말을 하며 전화를 받습니다.
감사합니다. 회사 이름 팀, 자신의 이름을 밝힙니다. 여보세요 하고 그냥 받으면 전화한 상대방이 전화를 잘 못 걸었다고 생각해 당황할 수 있습니다. 오해의 소지가 없도록 소속을 밝히면서 전화를 받는 것이 깔끔하고 친절한 응대를 가능하게 합니다. 친근함을 느끼면 상대방도 친절하게 전화를 건 목적을 말할 수 있기 때문에 부드러운 분위기에서 전화 통화를 할 수 있습니다.
전화하는 시간을 고려합니다.
정말 다급한 경우가 아니라면 출근하자마자나 퇴근 직전 시간, 점심 식사 진전, 직후의 시간은 피하는 것이 좋습니다. 상대방이 자리를 비울 확률도 높으며 업무에 몰입하기에 충분하지 않은 준비가 덜 된 상태일 수 있습니다. 그러한 경우 불편한 마음이 생길 수 있습니다.
메모할 준비를 하고 전화를 받는 것이 좋습니다.
회사에서 전화 통화를 하는 경우는 업무상 전화 통화를 할 경우가 많습니다. 작은 메모지나 종이 혹은 수첩에 펜을 들고 통화를 하면 업무 관련 의사소통 중에 챙겨야 할 사항을 적으며 확실하게 일을 진행할 수 있습니다. 메모할 준비를 하고 전화하면 좋습니다.
말을 너무 빠르게 하지 않는다.
바로 옆에서 직접 듣는 것이 아니기 때문에 전화 통화에서는 전달력이 떨어질 수 있습니다. 정확한 발음과 적당한 속도로 의사소통이 잘되도록 말의 속도를 적절히 조절합니다.
필요하고 중요한 내용만 간단하게 통화합니다.
직장에서의 전화는 공적인 전화이기 때문에 길게 늘어지는 통화를 해서 상대방의 업무에 방해가 되지 않도록 해야 합니다. 미리 말할 내용을 간단하게 정리해두고 전화하면 도움이 됩니다. 회사에서 사적인 통화를 하지 않습니다.
전화를 잘 못 걸었을 경우에는 사과하고 끊습니다.
의외로 본인이 전화번호를 잘 못 눌러서 다른 곳에 연결되는 경우가 가끔 있습니다. 이럴 경우 사과 없이 전화를 끊어버리면 예의 없는 사람이 됩니다. 자기 잘못을 인지하고 정중하게 사과하고 전화를 끊습니다.
상급자나 나이가 많은 분들과 통화 후 전화를 끊을 때는 상대방이 전화를 끊는 것을 기다려 줍니다.
상대방이 전화를 끊은 것이 확인되면 수화기를 내려놓아 전화를 마무리하는 것이 예의 바른 이미지를 줍니다.
다른 사람을 찾는 전화를 받는 경우 전화를 잘 전달하거나 자리를 비운 경우 메모를 전달합니다.
직장에서 업무를 보다 보면 나의 전화로 다른 사람을 찾는 전화가 올 경우도 많습니다. 상대방이 찾는 직원이 있는 경우 그 직원에게 전화를 연결해 줍니다. 찾는 직원이 자리를 비운 경우 자리를 잠시 비우셨다고 설명하고 전달할 사항이 있는지 묻습니다. 전달할 사항에 대한 메모와 상대방 연락처와 성함을 받아서 해당 직원에게 전달합니다.
2. 직장 사내 메신저 예절
메신저가 보편화되면서 회사 내 사내 메신저를 통해 업무 소통을 하는 경우가 매우 많습니다. 전화 통화보다도 말 느낌을 더욱 전달할 수 없기 때문에 전화보다도 더욱더 예의 바르게 메신저를 사용하는 것이 중요합니다.
상대방이 자리 비움 표시인지 확인하고 메신저를 보내는 것이 좋습니다.
상대방이 자리에 없는데 메신저 내용이 모니터에 덩그러니 떠 있을 수 있습니다. 대부분의 사내 메신저에도 자리 비움 상태인지 아닌지 표시가 됩니다. 혹은 안녕하세요 하고 인사말을 건네 상대방의 답신이 오면 자리에 있음을 확인하고 업무 내용을 보내는 것이 보안상 좋습니다.
결론을 먼저 말하고 간단하게 사실을 전달합니다.
공적으로 일을 위해 사용하는 메신저이므로 메신저를 보내는 이유를 먼저 말하고 세부 사항을 전달합니다. 부연 설명을 장황하게 먼저 하면 핵심 내용 전달이 명확하게 되지 않을 수 있습니다.
사적이고 개인적인 대화는 삼갑니다.
사내 메신저는 모니터링되는 경우가 대부분입니다. 감사 차원의 문제가 아니더라도 업무 효율성을 높이기 위해 사용되는 것이 사내 메신저입니다. 개인적인 채팅처럼 사용하는 것은 지양해야 합니다.
업무 외 시간에 메신저를 보내지 않는다.
메신저는 시간에 구애받지 않습니다. 하지만 공적인 메신저는 업무시간 내에서 이루어져야 합니다. 업무 외 시간에 메신저를 보내 상대방을 불편하게 해서는 안 됩니다.
사용하는 언어에 주의합니다.
계속 강조하지만 공적인 업무를 위한 메신저입니다. 친근함을 표현하겠다고 과도한 스티커나 이모티콘을 사용하는 것은 좋지 않습니다. 맞춤법에 주의합니다. 은어나 비속어에 특히 주의한다. 잘못된 언어를 사용하는 경우 나의 이미지를 완전히 부정적으로 만들 수 있습니다.
이상으로 회사에서 직장 전화 예절을 지키는 방법과 사내 메신저 사용 방법을 정리해 보았습니다. 전화 통화나 사내 메신저를 통한 업무는 직접 가지 않아도 되고 편리하기 때문에 많이 이용되고 실제로 업무의 효율성을 높여줍니다. 그럼에도 불구하고 뉘앙스나 기타 중요한 사항 민감한 사항은 메신저가 아닌 직접 전달하는 것이 오해를 줄일 수 있습니다. 전화와 메신저 그리고 직접 만나서 대화를 나누는 것을 적절하게 선택하시어 직장생활을 슬기롭고 예의 바르게 성공적으로 해나가시길 기원합니다.
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