회사 이메일 인사말 쓰는 방법, 업무용 이메일 쓰기 설정

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일상생활을 할 때는 주로 메신저를 이용하는 세상입니다. 하지만 개인사업자이든 회사원이든 업무 관련된 일을 하게 될 때 우리가 꼭 써야 하는 것이 바로 이메일입니다. 업무 메일이 필요한 이유는 대부분 일이 컴퓨터 파일로 이루어지는 세상이기 때문입니다. 작업이 된 내용을 파일로 송부하는 일이 많습니다. 특히 회사원의 경우에는 업무 메일을 하루에도 수십 통 사용합니다.

 

그럼에도 불구하고 신입사원에게 이메일 작성방법을 자세히 알려주는 일은 별로 없습니다. 눈치껏 해야하는 경우가 많은데요. 곤란함이 없도록 회사 업무 메일 설정과 메일 쓰는 방법에 대해 정리해 보도록 하겠습니다.

 

목차

 

1. 회사 메일 주소 만들기

새로운 회사에 입사를 하게 되면 업무용 메일을 처음으로 만들게 됩니다. 대부분의 회사는 회사이름을 도메인으로 하고 있기 때문에 뒤에 도메인은 회사의 주소를 사용하게 됩니다. 설령 그냥 웹메일을 사용한다고 해도 메일의 아이디를 결정하는 일이 제일 중요합니다. 

회사에서 사용하는 업무 메일의 아이디는 이름을 사용하는 것이 일반적입니다. 공적인 메일이기때문에 누구와 협업을 하고 담당자가 누구인지 직관적으로 할 수 있어야 편리합니다. 영문으로 이름성순으로 풀네임을 사용하거나 본명을 약자로 하여 사용합니다. 예를 들어 이름이 김영호인 경우 younghokim 또는 yhkim를 사용합니다. 동명이인이 있는 경우 중간에 마침표를 넣어 성과 구분해 사용하는 경우도 많습니다. youngho.kim 또는 yh.kim과 같이도 많이 사용합니다.

 

개인용 이메일의 경우에는 개인정보 유출 등을 우려해 본명과 전혀 관련 없는 나만에 이메일 아이디를 사용하여도 무방합니다. 하지만 회사 메일이나 업무용 메일은 본명을 직관적으로 사용하는 것이 업무에 도움이 됩니다.

 

2. 받는 사람

이메일을 보낼 때 업무와 직접적으로 관련이 있어서 이 이메일을 읽고 회신 또는 확인을 해줘야하는 노출이 되어도 되는 관련자는 받는 사람에 이메일 주소를 적어 넣습니다. 직접적으로 함께 일을 해야 하는 사람만 넣습니다.

 

3. 참조와 숨은 참조

이 이메일에 쓰여 있는 업무를 직접적으로 처리를 하지는 않지만 내용을 알거나 참고해야하는 사람은 참조란에 이메일 주소를 넣습니다. 참조는 그냥 참조와 숨은 참조가 있습니다. 내용을 받는 것이 공개되면 안 되거나 이메일 주소가 공개되면 안 되는 경우에는 숨은 참조에 이메일 주소를 넣으면 숨은 참조는 다른 수신자에게 공개가 되지 않습니다.

4. 이메일 제목 작성 방법

이메일 내용을 축약해서 한 눈에 업무 내용을 파악할 수 있도록 제목을 작성합니다. 예를 들어서 보고서 작성 관련 자료 요청 등과 같이 정확한 업무 내용을 제목에 표기합니다. "~ 요청의 건" "~계약서 송부의 건"과 같이 표기하는 것도 깔끔합니다.

 

5. 이메일 인사말 작성 방법

이메일은 첫인사와 끝인사를 적습니다. 첫인사는 "안녕하세요. ~팀 ~입니다."라고 소속팀과 이름을 적습니다. 이메일 마지막 끝인사는 업무 내용에 대해 예를 들어 회신 부탁드립니다. 확인 부탁드립니다.라고 맺음말을 한 뒤에 감사합니다.라고 끝맺습니다. 감사합니다 밑으로 자신의 연락처 등이 들어가 있는 명함 또는 전자서명 설정을 통해 정보를 나오게 하는 것이 좋습니다. 전자서명 기능을 활용해 자동 입력을 해두면 내용만 작성하면 연락처가 자동으로 입력되기 때문에 편리합니다.

 

6. 아웃룩 전자서명 등록 방법

파일 > 옵션 > 메일 > 서명 > 새로만들기를 선택 후 자신의 전자 메일 서명을 만듭니다. > 확인 

전자 서명은 회사와 팀원들과 통일감을 갖을 수 있도록 기존에 입사해서 이미 다니고 있는 직원의 전자 서명 양식을 복사하여 이름과 연락처를 바꾸고 사용하면 편리하게 등록하여 사용할 수 있습니다.

 

7. 업무 이메일 내용 작성 방법

이메일 자체에 장황한 설명을 쓰지 않습니다. 간단하게 핵심 내용만 요약해서 표기합니다. 긴 설명이 필요한 경우에는 이메일을 보내고 따로 업무 통화를 합니다. 

 

꼭 들어가야하는 것이 해당 업무의 마감기한입니다. 회신이 필요한 경우 회신 날짜와 시간을 명시하여 부탁합니다. 확인 후 내일까지 회신 부탁드립니다. 와 같이 명확하게 요청사항을 전달합니다.

 

8. 회사 업무 이메일 작성 방법 총정리

• 제목: ~ 요청의 건
• 받는 사람(수신): 업무와 관련되어 회신 또는 일을 해주어야하는 사람의 이메일 주소를 넣습니다.
• 참조 : 이 이메일의 내용을 알고 있어야하는 사람의 주소를 적습니다. 이 사람이 해당 이메일을 받는다는 사실이 다른 수신자가 알아도 되는 경우 참조에 넣습니다.
• 숨은 참조: 이 이메일 내용을 알고 있어야하지만 다른 수신자가 이 사람이 해당 이메일을 받는 사실을 몰라야 하거나 주소 공개가 곤란한 경우에는 숨은 참조에 넣으면 다른 수신인에게는 숨은 참조 주소가 보이지 않습니다.
• 내용 작성

안녕하세요. ~회사 ~팀 김영호대리입니다.

 

~ 보고서와 관련하여 자료 요청드립니다. 

해당 첨부파일을 확인하신 후 내일 오후 2시까지 회신 부탁드립니다.

 

감사합니다.

김영호 배상 (또는 김영호 드림)

 

• 전자서명을 넣습니다. 자동으로 회사 양식에 맞추어 붙게 해 주면 좋습니다.

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회사명

~팀 김영호 대리

T. 02-123-1234 M 010-1234-1234

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9. 이메일 예약 발송 기능 활용

마지막으로 이메일 예약 발송 기능 활용을 추천드립니다. 일을 하다보면 상대방에게 보내기에는 약간 곤란한 시간에 메일을 보내야할 경우가 생길 수 있습니다. 예를 들면 퇴근 직전 시간 같은 때입니다. 당장 해야하는 극박한 상황이 아니면 예약 발송 기능을 통해 적당한 시간에 상대방에게 해당 이메일이 발송 될 수 있도록 활용하면 좋습니다.

 

이상으로 회사 생활에서 꼭 필요한 회사 업무 메일 작성 방법에 대해 정리해보았습니다. 신입사원분들께 특히 큰 도움이 되기를 바랍니다. 회사 이메일을 깔끔하게 작성해서 요청을 하면 훨씬 업무가 수월해짐을 느낄 수 있습니다. 회사생활의 효율성이 한 단계 업그레이드되기를 소망합니다.